A aplicação do princípio de Pareto pode melhorar seu gerenciamento de tempo

Seja você um veterinário experiente ou apenas iniciando seu primeiro negócio, tenho certeza de que pelo menos ouviu falar da Regra 80/20, também conhecida como Princípio de Pareto. Afinal, foi encontrado; o Princípio de Pareto pode ser aplicado a qualquer coisa que você medir na sua vida comercial e pessoal.

Se você não tiver certeza do que é a regra 80/20 ou de como ela pode ser usada para melhorar seu gerenciamento de tempo - em breve você entenderá melhor esse princípio. O princípio de Pareto pode ser a resposta.

Como o Princípio de Pareto se aplica à gestão do tempo?

Esse princípio é um conceito desenvolvido pelo economista italiano Vilfredo Pareto em 1895, depois que ele percebeu que 80% da terra pertencia a apenas 20% da população. Isso levou Pareto à conclusão de que toda atividade econômica poderia estar sujeita a esse princípio.

Como Brian Tracy explica ainda: “Essa regra diz que 20% de suas atividades serão responsáveis ​​por 80% de seus resultados”. Por exemplo, “20% de seus clientes serão responsáveis ​​por 80% de suas vendas. Vinte por cento dos seus produtos ou serviços serão responsáveis ​​por 80 por cento dos seus lucros. Além disso, 20% de suas tarefas serão responsáveis ​​por 80% do valor do que você faz, e assim por diante. ”

Como isso se aplica ao gerenciamento de tempo? Tracy declara: "se você tiver uma lista de dez itens, dois desses itens valerão tanto ou mais do que os outros oito itens juntos".

Em outras palavras, 80% da sua produção deve vir de 20% do seu tempo. Não se preocupe se os números não chegarem exatamente a 80 e 20%. A idéia é que a maioria das coisas não é distribuída uniformemente . Isso significa que você deve trabalhar menos? Não necessariamente. Em vez disso, esse conceito está incentivando você a se concentrar mais nas coisas que mais importam, principalmente nas tarefas que nos ajudam a alcançar nossos objetivos.

Considerando que nós, empresários, acreditamos que podemos fazer qualquer coisa por conta própria, o Princípio de Pareto é sem dúvida a melhor técnica de gerenciamento de tempo à nossa disposição. Por exemplo, em vez de gastar horas consertando um site de buggy, reparando uma torneira com vazamento ou lidando com consultas de atendimento ao cliente - deveríamos terceirizar ou delegar essas tarefas e focar em trabalhos mais importantes que ajudarão os negócios a crescer.

Felizmente, isso explica o que é o Princípio de Pareto e como ele pode ser usado para aprimorar seu gerenciamento de tempo. Mas como você pode começar?

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Repense suas listas de tarefas.

Com esse princípio em mente, talvez seja a hora de mudar a maneira como você cria suas listas de tarefas. Normalmente, essas listas consistem em itens simples que podem não ser as coisas mais importantes que você deve fazer. Em vez disso, suas listas de tarefas devem refletir suas prioridades, mas também levar em consideração se vale a pena fazer o esforço necessário.

Para aproveitar ao máximo o Princípio de Pareto, que o ajudará a gerenciar melhor o tempo, comece priorizando o que você precisa fazer com base na quantidade de esforço envolvido. Numere esses itens de um a 10, com um exigindo o mínimo de esforço. Em seguida, considere os possíveis resultados positivos ao fazer essas coisas. Rotule aqueles de um a 10, com 10 tendo o maior impacto.

Com essas descobertas, o próximo passo é criar uma nova classificação dos itens na sua lista de tarefas. Divida a quantidade de esforço pelos resultados em potencial. Isso fornece a classificação de prioridade necessária para gerenciar o tempo com mais eficiência e aumentar os resultados. Aqueles que oferecem os melhores resultados com o mínimo de esforço estão completos primeiro. Outros que exigem mais esforço com poucos resultados podem ser adiados ou removidos da sua lista de tarefas.

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Avalie todas as suas tarefas e avalie seus objetivos.

Outra abordagem é identificar os 20% de suas tarefas que produzirão 80% de seus resultados. Você pode fazer isso fazendo perguntas como:

Considero urgentes todas as minhas tarefas e funções?

Estou perdendo muito tempo em tarefas específicas?

Esta tarefa me ajuda a alcançar meus objetivos?

Eu sou a pessoa mais qualificada para o trabalho? Ou deve ser preenchido por outra pessoa?

Depois de avaliar suas tarefas, você também desejará avaliar seus objetivos. Você deve prestar atenção aos 20% de suas atividades que o ajudarão a alcançar seu objetivo.

Por exemplo, você estará nos 20% se estiver trabalhando em atividades que melhoram sua vida ou estão relacionadas ao quadro geral. Além disso, você estará nos 20% se estiver gastando tempo fazendo as coisas que você gosta e delegando itens nos quais você não é qualificado.

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Saiba quando você é mais produtivo.

Temos um intervalo de tempo em que você está mais alerta, concentrado e energético. Alguns de nós estão prontos para começar bem o dia. Outros são mais produtivos à noite.

Para mim, sou uma pessoa da manhã que acorda às 5h15 . Sabendo disso, programo minhas prioridades durante o horário nobre e não quando estou ficando sem vapor à tarde. É uma maneira comprovada de fazer o máximo possível diariamente.

Elimine as distrações que mais o interrompem seus negocios online

Estamos cercados por distrações. Seja uma notificação por e-mail, telefonema, bata à sua porta ou a construção que está acontecendo do outro lado da rua do seu escritório. Infelizmente, não importa o quanto você tente, as distrações são inevitáveis. A boa notícia é que você pode minimizá-los implementando a regra 80/20. Afirmou-se, afinal, os 80% de suas distrações são o resultado de 20% de suas fontes.

Faça um log de interrupções para anotar suas distrações mais frequentes. Eu faria isso por uma semana ou mais. Em seguida, faça uma lista e revise os itens que mais o interrompem. Se e-mails, telefonemas, notificações de mídia social, visitantes não planejados e antecedentes são os culpados mais comuns que encontram maneiras de se livrar deles. Por exemplo, você pode colocar todas as notificações em silêncio, fechar a porta do escritório e usar fones de ouvido com cancelamento de ruído. Experimente um aplicativo de calendário se isso não funcio

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Abandone os empregos de US $ 10.

Estes não são literalmente empregos de US $ 10. Existem tarefas domésticas que podem ser entregues a outra pessoa. Por exemplo, você pode contratar um assistente pessoal para retirar sua roupa a seco ou gerenciar sua caixa de entrada. Você pode contratar um serviço de limpeza para sua casa e escritório. Certo. Isso pode custar-lhe parte do seu dinheiro suado. Mas você pode usar esse tempo extra para se concentrar mais no que mais importa.

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Tirar uma folga.

Alguns sábados atrás, eu não fiz nada. Quando peguei o almoço na minha lanchonete favorita e me perguntaram o que eu havia planejado para o dia. Enquanto eu não estava apenas assistindo Netflix o dia todo, eu tinha usado o dia para relaxar um pouco com minha filha, fui ao parque, visitei algumas pessoas e fiz algumas coisas fáceis para ficar pronta para a próxima semana . Eu andava de bicicleta 16 km - mas precisava de um dia para recarregar. Eu também precisava de tempo para acompanhar algumas leituras e fazer algumas tarefas domésticas.

Mas percebi que o tempo de inatividade ajudou a clarear minha cabeça e criar foco. Aquele dia fez com que eu continuasse atento a estar nos 20%. Em vez de me sentir culpado por isso - eu me dei permissões para esse intervalo, e você pode dar um tempo ocasionalmente - e aproveite seu tempo livre .